SharePoint On-Premise'den Online'a Geçiş: Adım Adım Kontrol Listesi

Geçişe Neden Kontrol Listesiyle Yaklaşmalısınız?

SharePoint On-Premise'den Online'a geçiş, pek çok kuruluşun varsaydığı gibi basit bir "dosya taşıma" işlemi değildir. Mevcut ortamda yıllar içinde biriken özel iş akışları, karmaşık izin yapıları, InfoPath formları, üçüncü parti web bölümleri ve binlerce site koleksiyonu bulunabilir. Bu bileşenlerden herhangi birinin atlanması, geçiş sonrasında veri kaybına, bozuk süreçlere veya güvenlik açıklarına yol açabilir.

Yapılandırılmış bir kontrol listesi yaklaşımı, eksik adımları önler, paydaşlar arasında net bir yol haritası oluşturur ve proje zaman çizelgesini gerçekçi tutar. Bu rehber, Microsoft'un resmi dokümantasyonu ve endüstri en iyi uygulamalarına dayanarak hazırlanmıştır.

Aşama 1: Mevcut Ortamın Değerlendirilmesi

1.1 Envanter Çıkarma

Geçişin ilk adımı, mevcut SharePoint farm'ınızın tam bir envanterini çıkarmaktır:

• Tüm site koleksiyonları, alt siteler, listeler ve kitaplıklar
• Toplam veri hacmi ve dosya sayısı
• Özel iş akışları (SharePoint Designer 2010/2013 iş akışları)
• InfoPath formları ve özel liste formları
• Üçüncü parti web bölümleri ve eklentiler
• Özel çözüm paketleri (WSP dosyaları)
• Zamanlayıcı görevleri (Timer Jobs)

Microsoft'un SharePoint Migration Assessment Tool (SMAT) aracı, bu envanteri otomatik olarak çıkarabilir. SMAT, SharePoint 2010, 2013 ve 2016 ortamlarında çalışan komut satırı tabanlı bir araçtır. Ortamınızı etkilemeden tarama yapar ve potansiyel geçiş sorunlarını raporlar. Tarama, ortamın büyüklüğüne bağlı olarak bir ila iki gün sürebilir.

1.2 Kimlik Eşleştirme Planlaması

SharePoint On-Premise, Active Directory (AD) kimliklerini kullanır. SharePoint Online ise Microsoft Entra ID (eski adıyla Azure Active Directory) üzerinden çalışır. Geçiş sırasında kullanıcı ve grup kimliklerinin doğru eşleştirilmesi kritik öneme sahiptir.

Microsoft'un kimlik eşleştirme mekanizması üç düzeyde çalışır:

• Tam eşleşme (ExactMatch): Windows kullanıcılarının SID'leri, Entra ID'deki OnPremisesSecurityIdentifier değerleriyle eşleştirilir.
• Kısmi eşleşme (PartialMatch): Kullanıcı Asıl Adı (UPN), e-posta adresi veya görünen ad üzerinden eşleştirme yapılır.
• Eşleşme yok (NoMatch): Yukarıdaki yöntemlerle eşleşme bulunamazsa manuel müdahale gerekir.

En iyi uygulama: Geçiş öncesinde şirket içi Active Directory hesaplarınızı Microsoft Entra ID ile senkronize edin (Microsoft Entra Connect kullanarak). Bu, mevcut dosya izinlerinin geçiş sırasında otomatik olarak korunmasını sağlar.

1.3 İçerik ve Veri Temizliği

Geçiş öncesi veri temizliği, hem geçiş süresini kısaltır hem de hedef ortamın daha düzenli olmasını sağlar:

• Gereksiz içerikleri belirleyin: Güncelliğini yitirmiş, tekrar eden veya artık kullanılmayan (ROT — Redundant, Outdated, Trivial) içerikleri tespit edin.
• Arşivleyin veya silin: Yasal saklama yükümlülüğü olmayan eski içerikleri arşivleyin ya da kaldırın.
• Dosya kısıtlamalarını kontrol edin: SharePoint Online'da dosya adlarında " * : < > ? / \ | karakterleri kullanılamaz. Site adı, kitaplık adı, klasör yolu ve dosya adından oluşan çözümlenmiş dosya yolu 400 karakteri aşamaz (tenant domain adı ve dosya uzantısı bu limite dahil değildir). Tek dosya boyutu en fazla 250 GB olabilir.
• Sürüm geçmişini değerlendirin: Tüm dosya sürümlerini taşımak geçiş süresini önemli ölçüde artırır. Kaç sürümün taşınacağını önceden belirleyin.

Aşama 2: Planlama ve Tasarım

2.1 Bilgi Mimarisi Modernizasyonu

SharePoint On-Premise ortamlarında yaygın olan derin alt site hiyerarşileri, SharePoint Online'da verimsiz bir yapı oluşturur. Geçiş, bilgi mimarisini modernize etmek için doğru bir fırsattır:

• Alt site yapısından Hub Site modeline geçin: SharePoint Online'ın Hub Site özelliği, siteler arasında esnek ilişkiler kurmanıza olanak tanır. Derin alt site ağaçları yerine düz bir yapı ve hub site bağlantıları tercih edin.
• Meta veri ve içerik türlerini gözden geçirin: İçeriklerin bulunabilirliğini artırmak için meta veri standartları belirleyin.
• Navigasyonu yeniden tasarlayın: Modern SharePoint navigasyonu, mega menüler ve hub site navigasyonu ile daha zengin bir deneyim sunar.

2.2 İş Akışı ve Form Dönüşüm Stratejisi

SharePoint On-Premise ortamındaki iş akışları ve formlar, doğrudan SharePoint Online'a taşınamaz. Bu bileşenlerin modern karşılıklarına dönüştürülmesi gerekir:

• SharePoint Designer iş akışları → Power Automate: SPMT, SharePoint Designer 2010 ve 2013 iş akışlarını Power Automate akışlarına otomatik olarak dönüştürebilir. Ancak karmaşık iş akışları manuel yeniden tasarım gerektirebilir.
• InfoPath formları → Power Apps: InfoPath formları bire bir taşınamaz; Power Apps ile yeniden tasarlanması gerekir. Basit formlar SharePoint listesi tabanlı kalabilirken, karmaşık formlar Dataverse altyapısına taşınabilir.
• Özel liste formları: SPMT, özel New/Edit/View formlarını desteklemez. Bu formlar SharePoint Online'da yeniden oluşturulmalıdır.

Kritik tarih: SharePoint 2013 iş akışları 2 Nisan 2026 tarihinde tamamen emekliye ayrılacaktır. Bu tarihe kadar tüm iş akışlarınızı Power Automate'e taşımanız gerekir.

2.3 Yönetişim ve Uyumluluk Planlaması

Geçiş öncesinde hedef ortam için yönetişim çerçevesini oluşturun:

• Site oluşturma politikaları ve adlandırma kuralları
• Saklama ve silme politikaları
• Duyarlılık etiketleri ve veri kaybı önleme (DLP) kuralları
• Dış paylaşım politikaları
• Kullanıcı izin yönetimi standartları

Aşama 3: Araç Seçimi ve Pilot Geçiş

3.1 Doğru Geçiş Aracını Seçme

Microsoft, iki ücretsiz geçiş aracı sunar:

SharePoint Migration Tool (SPMT):

• SharePoint Server 2010, 2013, 2016 ve 2019'dan doğrudan SharePoint Online'a geçişi destekler.
• Windows bilgisayar veya sanal makineye yüklenir.
• SharePoint Designer 2010/2013 iş akışlarını Power Automate'e dönüştürebilir.
• Sınırlamalar: Master page'ler, InfoPath formları ve özel liste formları taşınamaz.

Migration Manager:

• Büyük ölçekli geçişler için tasarlanmış, merkezi yönetim arayüzü sunar.
• Birden fazla bilgisayara yüklenen ajanlar aracılığıyla paralel geçiş yapılabilir.
• Ajan sayısı ihtiyaca göre ayarlanabilir; ancak gereğinden fazla ajan throttling riskini artırır.

Üçüncü parti araçlar (ShareGate, AvePoint, Metalogix):

• TB düzeyinde veri aktarımları, karmaşık izin yapıları veya özel dönüşüm gereksinimleri olan ortamlar için değerlendirilebilir.
• İleri düzey raporlama ve otomatik düzeltme özellikleri sunar.

3.2 Pilot Geçiş Yapma

Tam ölçekli geçişten önce mutlaka pilot geçiş gerçekleştirin:

1. Temsilci nitelikte bir site koleksiyonu seçin (farklı içerik türleri, iş akışları ve izin yapıları içeren).
2. Pilot geçişi çalıştırın ve sonuçları detaylı inceleyin.
3. İzin eşleştirmesinin doğruluğunu kontrol edin.
4. Dosya bütünlüğünü ve meta veri korunumunu doğrulayın.
5. Kullanıcı deneyimini ve performansı değerlendirin.
6. Karşılaşılan sorunları belgeleyip tam geçiş planını buna göre güncelleyin.

Aşama 4: Üretim Geçişi

4.1 Geçiş Performansı Optimizasyonu

Geçiş hızı, veri türüne ve meta veri yoğunluğuna göre değişir. Microsoft'un resmi performans rehberine göre tipik aktarım hızları:

• Hafif meta veri (videolar, büyük dosyalar): Günde yaklaşık 10 TB
• Orta meta veri (Office belgeleri): Günde yaklaşık 1 TB
• Yoğun meta veri (çok sayıda küçük dosya, özel sütunlar): Günde yaklaşık 250 GB

Performans ipuçları:

• Geçiş bilgisayarında SSD depolama kullanın.
• Transfer başına en az 250 dosya ve 100-250 MB paketleme hedefleyin.
• Yoğun geçiş işlemlerini akşam saatleri ve hafta sonlarına planlayın — Microsoft, hafta içi iş saatlerinde arka plan uygulamalarına daha sıkı throttling uygular.
• Geçiş sırasında bilgisayardaki diğer yoğun ağ ve disk operasyonlarını durdurun.

4.2 Geçiş Yürütme Kontrol Listesi

• ☐ Hedef SharePoint Online site yapısı oluşturuldu
• ☐ Kimlik eşleştirmesi doğrulandı (Entra ID senkronizasyonu aktif)
• ☐ Paydaşlara geçiş takvimi ve olası kesintiler bildirildi
• ☐ Kaynak ortamın güncel yedeği alındı
• ☐ SPMT veya Migration Manager yapılandırıldı ve bağlantı test edildi
• ☐ Geçiş paketleri ve sırası belirlendi
• ☐ Geçiş başlatıldı ve ilerleme izleniyor
• ☐ Hata raporları düzenli olarak kontrol ediliyor

Aşama 5: Doğrulama ve Canlıya Alma

5.1 Geçiş Sonrası Doğrulama

Geçiş tamamlandıktan sonra aşağıdaki kontrolleri mutlaka yapın:

• Veri bütünlüğü: Dosya sayıları ve boyutları kaynak ile hedef arasında tutarlı mı?
• Meta veri korunumu: Özel sütunlar, içerik türleri ve etiketler korunmuş mu?
• İzin doğruluğu: Kullanıcı ve grup izinleri doğru eşleştirilmiş mi?
• İş akışları: Power Automate'e dönüştürülen akışlar beklendiği gibi çalışıyor mu?
• Bağlantı kontrolü: Belgeler arası bağlantılar ve site navigasyonu sağlam mı?

5.2 Kullanıcı Eğitimi ve Değişim Yönetimi

Teknik geçiş kadar kritik olan bir diğer adım, kullanıcıların yeni ortama adaptasyonudur:

• Modern SharePoint arayüzü ve navigasyonu hakkında eğitimler düzenleyin.
• Power Automate ve Power Apps gibi yeni araçların kullanımını gösterin.
• Sık sorulan soruları ve bilinen farklılıkları içeren bir kılavuz hazırlayın.
• Geçiş sonrası destek için iletişim kanalları oluşturun.
• Kullanıcı geri bildirimlerini düzenli olarak toplayın ve sorunları hızla çözün.

5.3 Sürekli Optimizasyon

Geçiş, canlıya alma ile bitmez:

• Depolama kullanımını ve performans metriklerini izleyin.
• Yönetişim politikalarının uygulanıp uygulanmadığını denetleyin.
• Teams, Power Platform ve Copilot gibi Microsoft 365 hizmetleriyle entegrasyonu genişletin.
• Düzenli güvenlik incelemeleri yapın (Koşullu Erişim politikaları, duyarlılık etiketleri).

Fiboo olarak SharePoint geçiş projelerinde kurumlara uçtan uca danışmanlık sunuyoruz. Mevcut ortamınızın değerlendirilmesinden canlıya alma sonrası optimizasyona kadar tüm süreçte yanınızdayız. Geçiş yol haritanızı oluşturmak için bizimle iletişime geçin.